Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen Pflicht. Allerdings sind auch Ausnahmen und Übergangsfristen vorgesehen. Was müssen Medienschaffende nun beachten?

Die Rechnung im Papierformat soll ab 01.01.2025 zunehmend der Vergangenheit angehören. Damit wird ein ganzes Bündel an Zielen verfolgt. Nicht nur Kosten und Fehleranfälligkeit sollen gesenkt werden, auch mehr Transparenz und Umweltfreundlichkeit werden angestrebt. Im Wunsch nach einheitlichen Standards hatte die EU dazu eine Richtlinie verabschiedet, die in Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz in nationales Recht umgesetzt wurde. Doch nicht jede Rechnung in einem elektronischen Format ist künftig eine E-Rechnung.

Was gilt als E-Rechnung?

Eine Mail mit einer angehängten Rechnung im PDF-Format zählt bald nicht mehr dazu. Die neue E-Rechnung muss stattdessen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Dieses Format hat der europäischen CEN-Norm EN 16931 zu entsprechen.

Diese Anforderungen werden beispielsweise von den Formaten „ZUGFeRD“ (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ab Version 2.0.1 oder „XRechnung“ erfüllt. Während mit „ZUGFeRD“ eine hybride Rechnung erstellt wird, die aus einem für Maschinen lesbaren XML-Teil und einem für Menschen lesbaren PDF-Teil besteht, handelt es sich bei „XRechnung“ um ein nur für Maschinen auswertbares Dokument. Weicht bei den hybriden Rechnungsformaten der menschenlesbare Bildteil hinsichtlich der Rechnungsangaben vom maschinenlesbaren strukturierten Teil ab, soll künftig der strukturierte ausschlaggebend sein.

Auch ein von der Norm EN 16931 abweichendes Format kann zwischen den Unternehmen, welche die Rechnung ausstellen, und denjenigen, die sie empfangen, vereinbart werden. Voraussetzung dafür ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Interoperabel bedeutet gemäß dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), dass die umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen aus der Ursprungsdatei (Extraktion der Daten aus dem verwendeten Rechnungsformat) ohne Informationsverlust in das Zielformat (entsprechend der Norm EN 16931) umgewandelt werden können. Auf diese Weise soll Technologieoffenheit gewährleistet sein. Alle anderen Rechnungen – also solche auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, das nicht die oben genannten Vorgaben erfüllt – zählen demzufolge zu den sonstigen Rechnungen.

Im Übrigen muss die E-Rechnung in ihrem strukturierten Teil weiterhin alle nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben enthalten. Übermittelt werden kann die E-Rechnung per E-Mail, über eine elektronische Schnittstelle oder durch einen Download. Darüber hinaus muss die strukturierte elektronische Datei einer E-Rechnung unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Wer ist betroffen?

Bei Umsätzen zwischen Unternehmen, also bei sogenannten B2B (Business to Business)-Umsätzen, ist wie bisher eine Rechnungstellung Pflicht – es sei denn, der Umsatz ist steuerbefreit nach § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG. Ebenso haben die Unternehmen weiterhin für ihre Rechnungsstellung sechs Monate Zeit. Ab 2025 wird für sie zusätzlich die neue E-Rechnung verpflichtend, wenn inländische B2B-Umsätze getätigt werden. Auch Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG sind nicht davon ausgenommen – Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG dagegen schon.

Außerdem ermöglicht der Gesetzgeber eine gestaffelte Übergangslösung. Bis zum 31.12.2026 kann noch über eine sonstige Rechnung abgerechnet werden – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger oder die -empfängerin hat zugestimmt. Für eine Papierrechnung in der Übergangsfrist ist übrigens keine Zustimmung notwendig, denn nach Rechtslage bis 31.12.2024 gilt die Papierrechnung quasi als Standard, die keine Zustimmung des Leistungsnehmenden benötigt. Bis zum 31.12.2027 kann diese Übergangslösung dann nur noch in Anspruch nehmen, wer einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro erzielt hat oder einen elektronischen Datenaustausch (EDI) nach bestimmten Regeln nutzt. Die Übergangsfrist gilt allerdings nur für diejenigen, die eine Rechnung ausstellen. Wer ab 2025 eine Rechnung erhält, muss in der Lage sein, diese als E-Rechnung empfangen zu können: Es besteht kein Recht auf eine alternative Rechnung.

Da B2C (Business to Customer)-Umsätze von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen sind, ist für Rechnungen an Endverbraucherinnen und -verbraucher weiterhin deren Zustimmung für die elektronische Rechnungsstellung einzuholen.

Die neue Regelung hat zudem Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug. Sofern eine Pflicht zur E-Rechnung besteht, erfüllt eine sonstige Rechnung nicht die Anforderung und ist somit nicht ordnungsgemäß. Folglich berechtigt sie zunächst nicht zum Abzug der Vorsteuer. Eine Berichtigung ist jedoch durch eine E-Rechnung, die sich auf die sonstige Rechnung eindeutig bezieht, möglich. Zudem zeigt sich die Finanzbehörde im Übergangszeitraum entgegenkommend, wenn etwa die Rechnungsempfängerin oder der -empfänger annehmen konnte, dass das ausstellende Unternehmen die Übergangsregelungen in Anspruch nehmen durfte.

Folgende Beispiele illustrieren die künftige Verpflichtung zur E-Rechnung:

Beispiel 1:
Ein Lokalreporter schreibt als Freier für eine regionale Zeitung in Bayern. Sowohl freiberufliche Journalistinnen und Journalisten als auch Medienunternehmen gelten im Sinne des Umsatzsteuergesetzes als Unternehmen. Es handelt sich daher um B2B-Umsätze im Inland. Somit gilt ab 01.01.2025 die Pflicht zur E-Rechnung. Bis zum 31.12.2026 kann er allerdings noch eine sonstige Rechnung ausstellen – vorausgesetzt, die regionale Zeitung hat zugestimmt. Da 2026 sein Jahresumsatz  800.000 Euro nicht überschritten hat, kann er im Jahr 2027 weiterhin die Übergangsfrist in Anspruch nehmen.

Beispiel 2:
Eine Anbieterin von Audios vermarktet mehrfach kurze Stücke regelmäßig für dieselben inländischen Funkhäuser. Auch in diesem Fall handelt es sich um B2B-Umsätze im Inland. Da sie jedoch für ihre erbrachten Leistungen nur jeweils Rechnungen unter 250 Euro erstellt, besteht ab 01.01.2025 keine Pflicht zur E-Rechnung und es ist weiterhin eine sonstige Rechnung möglich. Denn maßgeblich ist allein der Gesamtbetrag der Rechnung, auch wenn in einer Rechnung über mehrere Leistungen abgerechnet wird. Übersteigt aber der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro, ist eine E-Rechnung auszustellen. Sollte dies der Fall sein, besteht aber auch hier die Möglichkeit, von den Übergangsfristen Gebrauch zu machen.

Wie bereiten sich Medienschaffende vor?

Was bedeutet die Verpflichtung zur E-Rechnung nun für die Medienbranche? Bereits seit Ende 2020 sind Unternehmen verpflichtet, an Behörden elektronische Rechnungen zu versenden. „XRechnung“ gilt dabei als Standard. Wer also Umsätze mit dem öffentlichen Sektor erwirtschaftet, nutzt bereits das richtige Format. Im Handel, in der Industrie und in der Logistik ist dagegen vor allem das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) verbreitet.

Einige Medienschaffende werden also bereits die Formate nutzen, die künftig als E-Rechnung akzeptiert werden. Für alle anderen besteht die Möglichkeit, von der Übergangsfrist Gebrauch zu machen. Das setzt aber die Zustimmung der Leistungsnehmenden zu einer anderen elektronischen Rechnung voraus. Diese Zustimmung kann auch am „konkludenten Handeln“ sichtbar werden. So genügt es, wenn die Empfängerin oder der Empfänger die sonstige Rechnung ohne Weiteres bezahlt. Gerade für Einzelunternehmen mit kleinerem Kundenkreis könnte dies eine Option sein.

Dennoch bleibt es ein Balanceakt, da – wie bereits erwähnt – der Vorsteuerabzug von dem Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung abhängt.

Medienschaffende sollten sich daher jetzt schon mit den Programmen zur Erstellung und zum Empfang von E-Rechnungen vertraut machen. „ZUGFeRD“ kann beispielsweise kostenlos von der Webseite des Anbieters (FeRD) heruntergeladen werden. Das Format ist eine Art Übersetzung der europäischen rechtlichen Anforderungen und muss in die unternehmenseigene Software implementiert werden, damit es zur Benutzung zur Verfügung steht.

Darüber hinaus sind die Softwareunternehmen bereits dabei, ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware mit den noch notwendigen Funktionen auszurüsten oder bieten sie bereits an. Letztendlich kommen ab 2028 Medienschaffende mit inländischen Umsätzen nur noch bei Kleinbetragsrechnungen, bestimmten steuerfreien Umsätzen sowie B2C-Umsätzen an der E-Rechnung vorbei; empfangen müssen sie diese schon ab 2025 können. Die oberste Finanzbehörde prüft aber, ob die Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung elektronischer Rechnungen unterstützt werden können. Damit wären auch Unternehmen, die noch keine entsprechende Software nutzen, in der Lage, E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen.

Zudem plant das BMF, bezüglich der Detailfragen noch ein endgültiges Schreiben zu Beginn des vierten Quartals 2024 zu veröffentlichen.

Das Magazin Fachjournalist ist eine Publikation des Deutschen Fachjournalisten-Verbands (DFJV).

Titelillustration: Esther Schaarhüls.

Die Autorin Birgit Groschwitz-Fiebig ist Diplom-Volkswirtin (univ.), gepr. Bilanzbuchhalterin (IHK), Certified IFRS Accountant (advanced) und freie Journalistin. Schwerpunkte sind die Themenbereiche Wirtschaftspolitik, Finanzen, Steuern sowie neue und interdisziplinäre Ansätze. Zuvor arbeitete sie im Controlling als Lehrbeauftragte für Makroökonomik.